一、 計劃立項

 

　　1、 工作時段安排；包括可行性報告分析、實施的具體方案、宣傳費用計劃表。

 

　　（1）包括可行性報告分析立項的條件；進行市場調查對行業而言項目的利潤增長點是否夠大地域性的考慮。要結合本地的實際特點，立項要符合當地的地區性。時間性或者季節性的考慮。項目內容要符合季節特征，比如不能在冬天搞風扇展之類的。同時時間上要考慮避免國內知名展會的沖突。

 

　　（2）實施的具體方案

 

　　（3）宣傳費用計劃表

 

　　A、廣告時間段的投入

 

　　以4-6個月為例，一般的廣告投入時間段為：項目開始（前兩個月）為總宣傳費用的10%~20%[在專業媒體上投入]；三個月左右，重點投入為總宣傳費用的30%~40%[主要在專業媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開展前一個月，為總宣傳費用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業媒體]

 

　　B、廣告投放的形式

 

　　戶外廣告（主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間） 

 

　　雜志報紙媒體廣告（主要是專業雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進行）

 

　　2、 尋找主辦單位。

 

　　（1）主辦單位的條件：在當地要有權威性、知名度等

 

　　（2）合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務，費用形式為展會利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，采用一次性付款。

 

　　3、申請各種批文

 

　　4、場地聯系

 

　　以成都為例，四川省展覽館主要是進行大眾性的展會,主要是引起百姓關注的;而國際會展中心主要進行專業性的展會.

 

　　5、聯系宣傳媒體

 

　　（1） 對象：專業媒體和大眾媒體

 

　　（2） 方式：直接付款；用展位交換和我們會刊廣告交換。

 

　　6、制作邀請函（已經附）

 

　　7、建立客戶名錄（通過會刊收集和雜志、網站等）

 

　　二、 實施招展

 

　　1、 招展方式：主要是電話聯系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等

 

　　2、 招展的步驟：

 

　　（1）發布信息（主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發給客戶名錄中的單位）

 

　　（2）跟蹤拜訪（找準負責人）

 

　　A、在對方收到邀請函后進行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產生三種客戶：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）； 針對第一種客戶： 問清客戶需求 要求進一步促成購買 愉快地答應客戶的 針對第二種客戶： 了解客戶拒絕的原因 為面談作好準備二次面談向客戶推薦下一屆展覽會要求客戶介紹其它客戶保持關系，待以后聯系針對第三種客戶：問清客戶需求和異議進行第二次拜訪消除顧客顧慮

 

　　3、招展中用到的文書：項目邀請函、展位確認書、參展商指南

 

　　三、 實施招商

 

　　（1） 在招展過程中，可以把拒絕型客戶轉換成參觀商

 

　　（2） 通過媒體可以間接招來一些參觀商

 

　　（3） 主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級市場進行專業觀眾的組織；發短信息邀請；打電話邀請。

　　（4） 組辦單位為展會提供的工作

 

　　四、 相關活動

 

　　展覽會的相關活動，是指研討會、技術交流等。舉辦這些活動的目的，是為參展商和貿易觀眾提供附加服務，從而提高展覽會的形象與檔次。

 

　　五、 展會現場

 

　　（1） 布展：參展商提前兩天進行布展工作。展臺的搭建、展位的協調、后期款的收付、物品的運輸等

 

　　（2） 開展：現場的協調；觀眾的組織；配套的服務等

 

　　六、 展會后的控制工作

 

　　包括參觀參展的意見反饋等，后期了解工作