1．舉辦活動應及早籌劃與確定。邀請國外、境外人士前來參加活動，至少于半年前發出邀請，并寄送相關說明資料。
2．由多個機構共同舉辦的活動，要事先明確各自職責分工，避免多頭指揮、多頭對外，讓嘉賓無所適從。
3．確定開幕時間應充分考慮當地交通、氣候及工作習慣等因素，開幕式盡量按原定時間舉行，避免時間過長。
4．開幕式主持人應以適當方式說明自己的身份（請禮儀小姐擔任主持人除外）。
5．開幕式宣布的出席活動的領導人名不宜過多。在介紹“出席××活動的領導、貴賓”中，不應包括主辦單位的領導人，應是外賓、外單位領導人。一般情況下各主辦單位領導應排在賓客后面（主辦單位領導是國家領導人的則應先報）；如有外國駐華大使參加的，其位置則應提前（因其是外國元首的代表）。
6．開幕式剪彩活動能免則免，確需安排剪彩活動的，剪彩人不宜多。為節約起見，應以彩帶代替綢帶。
7．在開場稱呼中，可按國際慣例稱“女士們、先生們”，或“貴賓們、女士們、先生們”，后面不必再加“朋友們、同志們”。
8．講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納，以節省鼓掌時間。使用現場翻譯時，應盡量控制場面，使講話人與譯員相配合，不要在中文講完時中方人士立即鼓掌，應在翻譯完后中外雙方共同鼓掌，以示對外賓的尊重。
9．考慮到翻譯上的困難，講話中避免使用國內工作中常用的縮略語或慣用語或引用古詩、諺語。
10．對外講話中（含文件、資料），宜用“我國”、“中國政府”等。
11．介紹地方或企業情況時，要突出重點，語言簡練，一忌長篇大論，由古至今，人文地理，面面俱到；二忌數字堆砌（如有必要，可提供文字資料）。
12．展覽開幕式不同于報告會，主辦者或領導人不宜長篇發言。要盡量簡明具體，不必多說客套話。
13．重要活動中，要適時提醒出席者關掉手機、尋呼機，或將其調至靜音狀態。
14．嚴格按展覽規定的時間參展和撤展，不遲到，不早退。
15．展出時，接待觀眾要熱情、主動、耐心，不要在館內扎堆聊天或攤位間相互亂串，出現攤位無人照管現象。展館和展位應保持清潔，注意防火、防盜。